Program księgowy Krawiec FS (program księgowy dla stowarzyszeń, program księgowy dla fundacji)

Temat dotyczy sprawozdań finansowych tworzonych po dniu 1 października 2018, przez podmioty zobligowane do składania ustrukturyzowanych, elektronicznych sprawozdań finansowych, nazywanych e sprawozdaniem (e-sprawozdanie).

Ustawa o Rachunkowości narzuca również obowiązek elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego przez osobę sporządzającą oraz członków zarządu.

Temat jest obszerny i przysparza wiele problemów. Postanowiliśmy przygotować poradnik, aby w jednym miejscu powstała instrukcja krok po kroku jak przygotować dokument xml elektronicznego sprawozdania finansowego, jak podpisać e sprawozdanie finansowe, gdzie przekazać i w jaki sposób tego dokonać.

 

Krok 1 - Narzędzia.

Większość programów finansowo księgowych przygotowuje podstawowe elementy sprawozdania finansowego jakimi są Bilans oraz Rachunek Zysków i Strat (RZiS).

Zgodnie z Ustawią o Rachunkowości (UoR), kompletne sprawozdanie finansowe może posiadać następujące elementy:

  • Wprowadzenie do sprawozdania finansowego
  • Bilans
  • Rachunek Zysków i Strat
  • Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym
  • Zestawienie zmian w aktywach netto
  • Rachunek przepływów pieniężnych
  • Dodatkowe informacje i objaśnienia

Ustawa definiuje 6 zestawów elementów, z jakich powinno składać się sprawozdanie finansowe (załączniki od 1 do 6 UoR) w zależności od rodzaju jednostki.

Na tej bazie, oraz na podstawie odrębnych przepisów, Ministerstwo Finansów przygotowało 14 głównych schematów e sprawozdań finansowych:

  1. Dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji (zgodne z załącznikiem 1 UoR)
  2. Dla banków (zgodne z załącznikiem 2 UoR)
  3. Dla zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji (zgodne z załącznikiem 3 UoR)
  4. Dla jednostek mikro (zgodne z załącznikiem 4 UoR)
  5. Dla jednostek małych (zgodne z załącznikiem 5 UoR)
  6. Dla organizacji pozarządowych (zgodne z załącznikiem 6 UoR)
  7. Dla alternatywnych spółek inwestycyjnych
  8. Sprawozdanie finansowe domu maklerskiego
  9. Skonsolidowane sprawozdanie finansowe grupy kapitałowej domu maklerskiego
  10. Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym kasy (SKOK)
  11. Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym małej kasy (SKOK)
  12. Skonsolidowane sprawozdanie finansowe grup kapitałowych
  13. Skonsolidowane sprawozdanie finansowe zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji
  14. Dla emitentów z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

W rzeczywistości schematów jest 27, gdyż większość z wyżej wymienionych posiada dwie wersje. Jedną do zaprezentowania kwot pieniężnych w złotych, drugą w tysiącach złotych (dla jednostek operujących dużymi kwotami).

Każdy schemat zawiera główne elementy składowe sprawozdania, które czasami posiadają dodatkowe możliwości wyboru i rozszerzania. Elementy (wymagane lub opcjonalne) zawierają kolejne elementy i pola danych, na które nałożono różne restrykcje np. formatu przyjmowanych danych, czy obowiązku/braku obowiązku wypełnienia. Dodatkowo istnieją pola, dla których treścią jest binarny zapis dołączanych dokumentów.

Reasumując, bez odpowiedniego programu nie uda się przygotować poprawnego pliku xml sprawozdania finansowego.

Wychodząc naprzeciw potrzebom, stworzyliśmy program Krawiec e-Sprawozdania, który jako jedyny w Polsce (stan na marzec 2019) potrafi obsłużyć wszystkie 27 schematów sprawozdań elektronicznych, we wszystkich wewnętrznych kombinacjach, przewidywanych przez dany schemat.

Wygląd programu:

Krawiec e Sprawozdania

 

Krok 2 - Jak utworzyć plik xml e-sprawozdania.

Proces tworzenia sprawozdania, w programie Krawiec e-Sprawozdania, rozpoczyna się od wyboru schematu.

Na powyższym zdjęciu widać ekran roboczy programu po wybraniu sprawozdania dla jednostek małych według załącznika 5. Lewa część ekranu to nawigacja po głównych elementach sprawozdania, prawa zawiera elementy podrzędne i pola danych, które należy wypełnić zgodnie z opisem.

Sprawozdanie zawiera wiele elementów i wypełnienie wszystkich może zająć sporo czasu. Z tego względu powstał wewnętrzny format zapisu do pliku spr. Pracę można przerwać w dowolnym momencie, zapisać i zamknąć program.

Przy ponownym uruchomieniu, po wybraniu z górnego menu pozycji "Otwórz" i wskazaniu pliku zapisu spr, nastąpi wczytanie wszystkich danych sprawozdania.

Kiedy praca nad sprawozdaniem dobiegnie końca można dokonać jego eksportu do pliku wynikowego xml, poprzez wybranie z górnego menu pozycji "Eksport do pliku xml". Program sprawdzi poprawność wypełnienia pól sprawozdania i jeżeli nie znajdzie błędów wykona zadanie - plik xml zapisany zostanie w wybranej lokalizacji.

 

Krok 3 - Jak podpisać sprawozdanie finansowe. Czy ePUAP wystarczy?

Ustawa o Rachunkowości narzuca obowiązek elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego przez osobę sporządzającą oraz członków zarządu.

Wskazane są tu dwa narzędzia do podpisu elektronicznego, profil zaufany ePUAP oraz podpis kwalifikowany.

Do połowy marca 2019 roku KRS stał na stanowisku, że system eKRS przyjmuje dokumenty elektroniczne xml podpisane wyłącznie podpisem kwalifikowanym, a profil zaufany ePUAP nim nie jest.

To stanowisko uległo jednak zmianie i sprawozdanie finansowe można obecnie podpisać profilem zaufanym ePUAP.

 

Krok 4 - Jak w kilka osób podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym ePUAP

Pierwsza możliwość to podpisanie pliku xml za pomocą platformy ePUAP.

Po zalogowaniu należy wybrać podmiot i przejść do miejsca oznaczonego "Moja skrzynka", a następnie do folderu "Robocze". Za pomocą przycisku "Dodaj plik z dysku" następuje wskazanie pliku xml sprawozdania, zapisanego na dysku komputera. Po wczytaniu pliku należy go zaznaczyć i wybrać przycisk "Podpisz". Pozostałym osobom pozostaje zalogować się do ePUAP, przejść do folderu "Robocze" i podpisać ten sam plik.

Druga możliwość to podpisanie pliku na stronach przygotowanych przez MF: Podpisz dokument elektronicznie - wykorzystaj podpis zaufany

 

Krok 5 - Jak w kilka osób podpisać sprawozdanie finansowe podpisem kwalifikowanym (kontrasygnata, podpis wielokrotny)

Każdy zestaw do podpisu kwalifikowanego posiada swoje oprogramowanie i w każdym proces ten będzie przebiegał trochę inaczej. Poniżej podajemy odnośniki do instrukcji składania podpisu wielokrotnego dla:

Certum - https://www.certum.pl/pl/wsparcie/cert_wiedza_skladanie_podpisu_wielokrotnego

CenCert - https://www.cencert.pl/Cz%C4%99sto%20zadawane%20pytania/#podpis_wiele_osob

W przypadku pytań i wątpliwości należy kontaktować się bezpośrednio ze swoim dostawcą podpisu kwalifikowanego:

Centrum Certyfikacji Kluczy CenCert
Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp z o.o.
tel./fax: 22 720 7955
tel. kom.: 666 028 044
adres email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript. (obsługiwany w dni robocze)

Centrum Certyfikacji EuroCert
EuroCert Sp. z o.o.
+48 22 390 59 95
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript.
dział techniczny w dni robocze od poniedziałku do czwartku od 8:00 do 17:00 oraz w piątek od 8:00 do 16:00

Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego
Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.
tel. 22 545 55 55
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript.

CENTRUM USŁUG ZAUFANIA SIGILLUM PWPW S.A.
(+48) 22 464 79 79
infolinia czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00 - 16.30
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript.

CERTUM - Powszechne Centrum Certyfikacji
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript.

 

Krok 6 - Gdzie złożyć podpisane e sprawozdanie finansowe

Do Urzędu Skarbowego, jeżeli:

  • podmiot jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT)
  • podmiot NIE jest wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS

Do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego), jeżeli:

  • podmiot jest wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS

Do Szefa KAS, jeżeli:

  • podmiot jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT)
  • podmiot prowadzi księgi rachunkowe
  • podmiot ma obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe

 

Krok 7 - Jak złożyć podpisane e sprawozdanie finansowe

Sposób przekazania e sprawozdania finansowego uzależniony jest od miejsca jego składania.

Sprawozdanie do Urzędu Skarbowego przekazać można na dwa sposoby:

  1. Poprzez wysłanie pisma ogólnego
  2. Osobiście na nośniku informatycznym (pendrive, płyta CD)

Sprawozdanie do KRS należy przekazać za pośrednictwem bramki eKRS

Sprawozdanie do Szefa KAS za pośrednictwem dedykowanej aplikacji

 

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej

Od 1 października 2018, jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązane są do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej.

Więcej…

CIT-8(26) za 2018

W roku 2019, dochód / stratę osiągnięte począwszy od 1 stycznia 2018 roku, rozliczyć należy na formularzu CIT-8 w wersji 26.

Więcej…