Program księgowy Krawiec FS (program księgowy dla stowarzyszeń, program księgowy dla fundacji)

W programie Krawiec, proces wprowadzania dokumentu oraz jego księgowania został wyraźnie rozdzielony. Sprzyja to ogólnej przejrzystości programu oraz czytelności stanu zaksięgowania poszczególnych dokumentów.

Wprowadzanie dowodów księgowych

Nie można zaksięgować dokumentu, który nie został wcześniej wprowadzony do systemu. Zacznijmy więc od tego kroku. W sekcji "Księga dokumentów", znajdującej się w zakładce "Księgowość -> Wprowadzanie i księgowanie dokumentów", rozwijamy Expander "Wprowadzanie dowodów księgowych - faktur, wyciągów i innych. Tworzenie PK. Zbiorczy dokument dekretacji".
Wybieramy ikonkę "Dodaj nowy dokument":

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - dodawanie nowego dokumentu

Zawartość okna dodawania nowego dokumentu jest zmienna i zależy od rodzaju dowodu księgowego. Wyboru dokonujemy za pomocą listy rozwijanej "Rodzaj dowodu księgowego". Dla zobrazowania różnic, wprowadźmy trzy odmienne dokumenty:

Wprowadzenie faktury zakupu

Z listy rozwijanej "Rodzaj dowodu księgowego" wybieramy "Faktura VAT zakupu". Formularz wprowadzania danych dopasuje się automatycznie, udostępniając do wypełnienia następujące pola:

  • Numer dokumentu - numer wprowadzanej faktury zakupu.
  • Data operacji gospodarczej - zazwyczaj będzie zbieżna z datą dokumentu, dlatego wprowadzona tu wartość zostanie automatycznie podpowiedziana w pozostałych polach dat. Data operacji gospodarczej nie może wykraczać poza edytowany miesiąc roku obrotowego.
  • Data dokumentu - data wystawienia dokumentu (nie posiada ograniczeń).
  • Dokument wystawiony przez - z listy rozwijanej wybieramy wystawcę dokumentu. Jeżeli jest to nowy kontrahent, dodajemy go za pomocą ikony "+".
  • Kwota brutto dokumentu
  • Termin płatności
  • Wpisać przypomnienie do terminarza - jeżeli zaznaczymy, przypomnienie zostanie automatycznie dopisane do terminarza (zakładka "Sekretariat") podczas zapisu dokumentu.
  • Opis dokumentu - krótko i zwięźle klasyfikujemy dokument np. "Dokument dotyczący kosztów: usługi telekomunikacyjne". Opis wykorzystany zostanie w zbiorczym dokumencie dekretacji, nie powinniśmy więc go pomijać.
  • Dokument wpięty do segregatora - tu określamy miejsce jego przechowywania. Segregatorem może być również katalog na dysku komputera dla dokumentów elektronicznych.
  • Sprawdzono pod względem merytorycznym - bierzemy odpowiedzialność za wprowadzenie i opisanie dokumentu, zaznaczenie wymagane dla celów dekretacji.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - wprowadzanie faktury zakupu

Ikoną "Zapisz" kończymy proces dodawania faktury zakupu. Program sprawdzi wprowadzone dane, wskaże błędy jeśli wystąpiły i przełączy widok do ogólnej tabeli, wykazu wprowadzonych dokumentów.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - zbiorcza tabela wprowadzonych dokumentów

Wprowadzenie wyciągu bankowego

Z listy rozwijanej "Rodzaj dowodu księgowego" wybieramy "Wyciąg bankowy". Formularz wprowadzania danych dopasuje się automatycznie, udostępniając do wypełnienia następujące pola:

  • Numer dokumentu - numer wyciągu bankowego. Zazwyczaj, w danym roku kalendarzowym numeracja wyciągów posiada zachowaną ciągłość, warto więc ustawić szablon automatycznej numeracji (zakładka "Księgowość->Ustawienia planu, dokumentów, segregatorów", sekcja "Dowody księgowe").
  • Data dokumentu - data wystawienia dokumentu.
  • Wyciąg dotyczący rachunku - wybieramy rachunek bankowy.
  • Pozycje dokumentu - do tabeli wprowadzamy pozycje wyciągu, podając kolejno:
    - Pozycja - numer kolejny pozycji dokumentu
    - Data operacji
    - Kwota operacji - obciążenia rachunku poprzedzamy znakiem minusa np. "-156,34", wpływy zapisujemy bez znaku poprzedzającego np. "50"
    - Opis - opis operacji wykorzystany zostanie w zbiorczym dokumencie dekretacji, nie powinniśmy więc go pomijać.
  • Dokument wpięty do segregatora - tu określamy miejsce jego przechowywania. Segregatorem może być również katalog na dysku komputera dla dokumentów elektronicznych.
  • Sprawdzono pod względem merytorycznym - bierzemy odpowiedzialność za wprowadzenie i opisanie dokumentu, zaznaczenie wymagane dla celów dekretacji.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - wprowadzanie wyciągu bankowego

Ikoną "Zapisz" kończymy proces dodawania wyciągu bankowego. Program sprawdzi wprowadzone dane, wskaże błędy jeśli wystąpiły i przełączy widok do ogólnej tabeli, wykazu wprowadzonych dokumentów.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - zbiorcza tabela wprowadzonych dokumentów

Wprowadzenie polecenia księgowania

Z listy rozwijanej "Rodzaj dowodu księgowego" wybieramy "Polecenie księgowania". PK jest dokumentem generowanym przez program do postaci dokumentu pdf. Gotowy plik przechowujemy w postaci elektronicznej lub wykonujemy jego wydruk. Ten dokument powstaje w dwóch etapach. Pierwszy, to wprowadzenie dokumentu, zainicjowanie, w którym określamy jego podstawowe dane ogólne:

  • Numer dokumentu - warto ustawić szablon automatycznej numeracji (zakładka "Księgowość->Ustawienia planu, dokumentów, segregatorów", sekcja "Dowody księgowe").
  • Data dokumentu - data wystawienia dokumentu.
  • Opis - opis dokumentu wykorzystany zostanie w zbiorczym dokumencie dekretacji, nie powinniśmy więc go pomijać.
  • Dokument wpięty do segregatora - tu określamy miejsce jego przechowywania. Segregatorem może być również katalog na dysku komputera dla dokumentów elektronicznych.
  • Sprawdzono pod względem merytorycznym - bierzemy odpowiedzialność za wprowadzenie i opisanie dokumentu, zaznaczenie wymagane dla celów dekretacji.

Etap drugi, to utworzenie właściwej treści dokumentu, która powstanie bezpośrednio podczas księgowania. Przyjęte rozwiązanie uchroni nas przed ewentualnymi błędami, gdyż treścią dokumentu staną się jedynie faktycznie przeprowadzone operacje.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - wprowadzanie polecenia księgowania

Ikoną "Zapisz" kończymy proces dodawania polecenia księgowania. Program sprawdzi wprowadzone dane, wskaże błędy jeśli wystąpiły i przełączy widok do ogólnej tabeli, wykazu wprowadzonych dokumentów.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - zbiorcza tabela wprowadzonych dokumentów

Księgowanie wprowadzonych dokumentów

Wprowadzone dokumenty nie biorą jeszcze czynnego udziału w systemie finansowo-księgowym jednostki. Na ten moment zostały jedynie wstępnie opisane, sprawdzone oraz zaliczone do dowodów księgowych. Przeprowadźmy zatem proces ich zaksięgowania.

W sekcji "Księgowanie dokumentów", znajdującej się w zakładce "Księgowość -> Wprowadzanie i księgowanie dokumentów", rozwijamy Expander "Księgowanie wprowadzonych dokumentów":

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - tabela dokumentów oczekujących na zaksięgowanie

Tabela zawiera wszystkie dokumenty przynależne do edytowanego miesiąca, które nie zostały jeszcze zaksięgowane.

Księgować możemy:
ręcznie - wskazując poszczególne konta, stronę księgowania oraz kwotę
automatycznie - wybierając odpowiedni szablon księgowania (przykładowy bądź własny)
w trybie mieszanym - kiedy wybrany szablon wzbogacamy o dodatkowe operacje

Dla przykładu zaksięgujemy otrzymaną i wprowadzoną wcześniej fakturę za usługi telekomunikacyjne. Aby nasz przykład zobrazował jak najwięcej funkcjonalności, założymy wykorzystanie przykładowego szablonu księgowania i jego modyfikację. Uzyskany schemat księgowania zapiszemy dodatkowo jako nowy szablon.

Wybierając dokument lewym przyciskiem myszki, przechodzimy do trybu jego księgowania.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - księgowanie wybranego dokumentu

W sekcji "Tworzenie dekretu" wybieramy zakładkę "Użyj szablonu" i lewym przyciskiem myszki zaznaczamy szablon księgowania faktury za usługi.

 Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - wybór szablonu księgowania

Tabelka "Szczegóły wybranego szablonu", umożliwia podgląd zaznaczonego schematu księgowania. Kwota księgowania została podpowiedziana automatycznie, naciskamy przycisk "Dodaj do dekretu".

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - dodanie szablonu do dekretu

Elementy szablonu scalone zostały z kwotą księgowania i przeniesione do tabeli dekretu. Ikona "Strona Wn=Ma" informuje o zachowaniu równowagi stron. Tabela utworzonego dekretu jest naszym poligonem, na którym bezkarnie możemy dodawać, usuwać i korygować poszczególne jego elementy.

Dwa pierwsze wiersze, w kolumnie opis, zawierają instrukcję "NIE księgować bezpośrednio. Należy wybrać podrzędne konto analityczne, a tą pozycję dekretu usunąć". Zgodnie z instrukcją dodamy teraz konta analityczne. Przechodzimy do zakładki "Buduj element dekretu", zaznaczamy lewym przyciskiem myszki właściwe konto, sprawdzamy poprawność strony, kwoty księgowania oraz opisu.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - dodawanie elementu do dekretu

Za pomocą przycisku "Dodaj do dekretu", wprowadzamy nowy wiersz do tabeli "Utworzony dekret". Co się zmieniło oprócz nowego wiersza w tabeli? Zachwialiśmy równowagę stron Wn/Ma, o czym informuje nas pomarańczowa ikonka z wykrzyknikiem znajdująca się pod tabelą utworzonego dekretu. Program automatycznie zmienił również podpowiedź strony następnego księgowania na stronę Ma, dążąc do odzyskania równowagi.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - dodawanie elementu do dekretu

Analogicznie wskazujemy analitykę dla konta 210 i dodajemy do dekretu. Równowaga stron zostaje odzyskana. Teraz usunąć musimy niepotrzebne wiersze tabeli. Zaznaczenie lewym przyciskiem myszki, aktywuje button "Usuń zaznaczone", co czynimy.

Ostatnią czynnością jest ujednolicenie opisów poszczególnych wierszy utworzonego dekretu. Nie byłoby takiej konieczności, gdybyśmy zadbali o to na etapie dodawania kolejnych elementów. My nabałaganiliśmy jednak celowo, aby wskazać na możliwość korekty bezpośrednio w tabeli.

Ostatecznie otrzymujemy taką oto postać naszego dekretu:

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - kompletny schemat księgowania

Zanim jednak użyjemy ikony "Księguj zgodnie z dekretem", zapiszemy nasz schemat księgowania używając przycisku "Zapisz jako szablon".

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - utworzenie szablonu księgowania

Oczywiście tworzenie szablonu jest opcjonalne, warto jednak przyjąć zasadę, że księgowania cykliczne (a do takich należeć będzie księgowanie faktury za telefon) powinny być automatyzowane. Przy kolejnej fakturze od T-Mobile księgowanie sprowadzi się do wybrania utworzonego szablonu i akceptacji dekretu.

Szablon utworzony nie zapomnijmy jednak o właściwym zaksięgowaniu obecnego dokumentu - ikona "Księguj zgodnie z dekretem". Po jej użyciu dokument zostanie ostatecznie zaksięgowany zgodnie z naszym schematem, a widok przełączony do listy dokumentów oczekujących na zaksięgowanie. Uruchomione zostaną również dodatkowe procesy takie jak aktualizacja i przeliczenie dziennika chronologicznego oraz planu kont. O postępie tych prac informować będzie pasek stanu (lewa strona u dołu ekranu).

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - zakończenie księgowania

Edytowany dokument nie jest już widoczny w tabeli "Księgowanie wprowadzonych dokumentów" - zadanie zostało wykonane.

Zerknijmy jeszcze na zmiany jakie zaszły w sekcji "Księga dokumentów". W kolumnie "Zaksięgowano" nasz dokument zyskał zaznaczenie. Po wskazaniu dokumentu lewym przyciskiem myszki przejdziemy do trybu jego edycji, gdzie zobaczyć możemy szczegóły przeprowadzonego księgowania.

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - szczegóły dokumentu

Nasze księgowanie odnotowane zostało również w sekcji "Dziennik Chronologiczny księgowań".

Program księgowy dla Stowarzyszeń i Fundacji - Krawiec - dziennik chronologiczny księgowań

 


Szybki start, poradnik - Wprowadzanie i księgowanie dokumentów.

Program do pełnej księgowości - Krawiec FK

Jeżeli masz jakieś pytania, wątpliwości w temacie obsługi programu, napisz na adres
soft [małpeczka] fundacjabaltica.pl
Na podstawie Waszych sugestii będziemy na bieżąco rozbudowywać ten dział o nowe porady.

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej

Od 1 października 2018, jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązane są do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej.

Więcej…

CIT-8(26) za 2018

W roku 2019, dochód / stratę osiągnięte począwszy od 1 stycznia 2018 roku, rozliczyć należy na formularzu CIT-8 w wersji 26.

Więcej…

Jeśli chcesz otrzymywać od nas powiadomienia o wydanych aktualizacjach, nowych produktach, czy promocjach, dopisz swój adres do listy odbiorców biuletynu informacyjnego.




Po wciśnięciu "Wyślij" poczekaj chwilę na komunikat potwierdzający.